UWC日本卒業生会 個人情報保護方針(仮)

UWC日本卒業生会 個人情報保護方針(仮)
UWC日本卒業生会(以下「本会」という。)では、個人の人権・プライバシーの保護を根幹にした運営を行います。
個人情報については、これが個人の権利と意思に帰属するものであることを認識し、本会会員および関係者(以下「会員等」という)の保護のため、この「個人情報保護方針」を定め、体制の構築、施策の実施・維持及びこれらの継続的改善に努めます。
1.個人情報の収集
 本会は、適法かつ公正な手段によって、個人情報を収集します。
2.個人情報の利用目的
 個人情報の利用は、UWC日本卒業生会会則に定める目的及び以下の目的の範囲で適正に利用します。
  ① 総会、懇親会、オリエンテーションキャンプ等の案内
  ② 日本からの受験生への説明会、同選考会、寄付金募集など諸活動におけるUWC日本協会への協力
  ③ メーリングリスト、ホームページの運営 
  ④ その他必要と思われること
3.収集する情報の種類
  氏名、卒業カレッジ、卒業年、UWC入学経路、電子メールアドレス、など
  (クレジットカードは会費支払いのために入力してもらうが、卒業生会からはアクセス不可)
4.情報の収集方法
  個人情報は、以下の方法により収集します。
  ➀ 個人情報の収集は、適法かつ公正な方法により必要最低限の範囲で行います。 
  ② 第三者から個人情報の提供を受ける場合は、本人の同意を得て行います。
5.情報の管理
  ➀ 個人情報を、正確かつ最新のものとするよう適切な措置をとります。
  ② 会員および関係者の情報への不正なアクセス等を防止し、情報の保護に努めます。
6.情報の提供
  会員等から提供頂いた個人情報は、下記の場合を除いて第三者に開示または提供しません。
  ➀ 本人の同意がある場合
  ② 第2項「個人情報の利用目的」に記載の利用目的を実施するために、委託先への提供が不可欠の場合
  ③ UWC日本協会から会員等への連絡や資料送付のために情報提供を求められた場合
  ④ 法的な命令により個人情報の開示を求められた場合
7.委託先の管理
本会は、前項により会員等の個人情報を提供又は開示する委託先や組織に対し、個人情報の取扱および保護を厳格に守らせると共に、第三者への開示・提供及び第2項に記載の利用目的以外の利用を禁止します。
8.改善
本会は、個人情報の取扱に関する法令等を遵守し、適宜、基本方針や施策の改善をはかります。
9.情報の開示・訂正
  会員等から自分自身に関する情報の開示・訂正の依頼があった場合は、
  ➀ まずこの依頼者が本人であることを確認します。
  ② 本人であることが確認できた後は、特別の理由がない限り速やかに対応します。
  ③ 上記の依頼やその他苦情に対する窓口は下記の通りです。
    電子メールアドレス; uwckanri@googlegroups.com
10.その他、暫定的な対応
本方針に定めなく、しかし本会として対応せざるを得ない事情が発生した場合は、会長及び副会長等が誠意をもって協議し、処理するものとします。なお、その場合は、直近の本会総会において報告し、承認を得るものとします。
附則
 この方針は、2021年3月1日から施行・適用する。

上記PDF版はこちらからダウンロード可能です。